Ablage und Ordnungssysteme

Damit ich die Übersicht über die Unterlagen und Akten nicht verliere, ist auch für mich ein Ablagesystem unverzichtbar, privat und vor allem im Büro. Die Ablage macht die Arbeit effizienter und hilft zudem auch, den Überblick über die vielen Ordner oder Akten zu behalten. Je nach Arbeit und Nutzer können verschiedene Formen des Systems in Frage kommen.

Durch das unnötige Suchen nach Unterlagen wird viel Zeit, Platz und damit auch Geld des Unternehmens verschwendet. Zudem gehen auch hin und wieder wichtige Dokumente verloren oder können nur nach langer Zeit wiedergefunden werden, was aus meiner eigenen Erfahrung heraus sehr Nerven aufreibend sein kann. Auch der Kundenservice wird durch ein schlechtes System der Ablage in Mitleidenschaft gezogen. Ein gutes Ablagesystem zeichnet sich dadurch aus, dass es nur kurze Zeit für die Einsortierung der Unterlagen in Anspruch nimmt und dass Unterlagen auch nach langer Zeit schnell wiedergefunden werden können. Dabei sollte das Archiv im Allgemeinen nicht viel Platz in Anspruch nehmen.

Ein Ablagesystem zeichnet sich ferner durch eine übersichtliche Struktur aus. Damit ist das Funktionieren des Systems für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar. Um die Ablage effizient zu gestalten, sollte diese konsequent durchgeführt werden. Neue Unterlagen sollten sofort nach der Bearbeitung einsortiert werden, was aber nur allzu oft aufgrund mangelnder Zeit und Lust leider vernachlässigt wird. Um zu entscheiden, welches Ablagesystem für den jeweiligen Unternehmensbereich sinnvoll ist, sollten alle Mitarbeiter, die regelmäßig Zugriff auf die Unterlagen haben, in die Planung mit einbezogen werden, um die Kategorien die für eine Ablage notwendig sind, zu bestimmen. Es ist durchaus sinnvoll, innerhalb eines Unternehmens verschiedene Systeme für das Ablegen der benötigten Unterlagen, in den jeweils verschiedenen Unternehmensbereichen, einzuführen. So benötigt zum Beispiel die Kundenbetreuung eine andere Sortierung der Unterlagen als etwa die Buchhaltung.

Eine große Auswahl an durchdachten Formen im Ablagesystem gibt es erfreulicherweise bereits im Fachhandel zu kaufen. Die Anschaffung eines solchen Ordnungssystems wird den Arbeitsalltag effizienter gestalten, was natürlich den Chef freuen wird. Zudem wird die tägliche Arbeit der einzelnen Mitarbeiter erheblich erleichtern, was sich wiederum positiv auf das Arbeitsklima auswirkt. Ferner haben die einzelnen Mitarbeiter dann mehr Zeit zur Verfügung, die sonstigen anfallenden Arbeiten zu erledigen. Auch steht in den meisten Fällen den einzelnen Mitarbeitern nach Einführung einer Ablage mehr Platz im Arbeitsbereich zur Verfügung. Je nachdem, wie viele Unterlagen und Akten täglich anfallen, ist es auch wichtig, dass das gewählte System zur Aktenablage stets leicht und kostengünstig zu erweitern ist. Auch im Zeitalter der Computer, wo immer mehr Dateien in Daten abgelegt werden, kann auf Papier und Unterlagen nicht verzichtet werden. Einige der Hilfsmittel, die das Ordnungssystem optimieren, sind etwa die Hängeregistratur und Karteischränke, diese eignen sich bei vielen kleinen Kundenakten. Auch feuersichere Stahlschränke für Aktenordner oder Rollladen- oder Schiebetürenschränke mit sicherem Schloss für wichtige Aktenordner und Unterlagen stehen zur Optimierung zur Verfügung. Ferner gibt es professionelle Organisationsberater die jede Firma individuell beraten können, welches System für das jeweilige Unternehmen oder den jeweiligen Unternehmensbereich geeignet ist. Mittlerweile gibt es auch bereits elektronische Ablagesysteme, die übrigens sehr zu empfehlen sind (auch aus Mitarbeitersicht) indem vorhandene Papierunterlagen eingescannt werden und anschießend als Datei auf dem PC im System archiviert werden.